Privacyverklaring AFAS-HRM

Een persoonsgegeven is een gegeven waarmee een ander jou kan identificeren. Dit kan direct zijn maar ook indirect omdat iemand bijvoorbeeld jouw postcode heeft en in combinatie met andere gegevens jou hieruit kan herleiden.

AFAS is het medewerkersregistratiesysteem binnen de Hanzehogeschool. De gegevens die wij binnen dit systeem verwerken worden verwerkt met de volgende doeleinden:

• Het bijhouden van het Personeelsdossier in overeenstemming met de HG-selectielijst

• Het salaris uitbetalen van de medewerkers

• Aangifte doen aan de belastingdienst

• Het aanbieden van cursussen ter ontwikkeling van onze medewerkers

• Het aanbieden en geven van voorzieningen aan medewerkers

Wij registreren jouw gegevens wanneer jij als medewerker bij de Hanzehogeschool werkt en/of wanneer jij solliciteert naar een functie binnen de Hanzehogeschool. Deze gegevens verwerken wij in AFAS onder de medewerkersregistratie. Sommige gegevens verwerken wij tijdens de sollicitatieperiode en andere gegevens verwerken wij in de loop van jouw carrière.

Gegevens aan het begin van jouw functie en de sollicitatie.

• CV
• Sollicitatiebrieven en formulieren
• Verklaring omtrent het gedrag (VOG)
• Indiensttreding
• Inschaling
• Functiewijzigingen en (her)plaatsing
• ID-bewijs
• Beoordeling diploma’s
• Vastgelegde afspraken en overeenkomsten
• Registratieformulieren CASO
• Correspondentie omtrent sollicitatie

Algemene gegevens van de medewerker

• Volledige naam
• Adres
• Woonplaats
• Geboortedatum
• Telefoonnummer
• Privé E-mail
• Werk E-mail
• BSN-nummer
• Bankrekeningnummer
• Loonstroken
• Contactgegevens
• Burgerlijke staat
• Ontwikkelplannen
• Functie
• Verlof
• Afspraken inzake opleidingen
• Brieven inzake jubilea
• Deelname aan voorzieningen zoals o.a. het fietsenplan en cafetariamodel

Gegevens rond Verzuim

• Type verzuim met keuze uit drie opties: ziek, zwangerschap of arbeidsongeschikt door derden
• Verzuimverloop
• Percentage uren

Bijzondere gegevens

• Vakbondscontributie
• Nationaliteit
• Seksuele gerichtheid (Vanuit burgerlijke staat en geboorteverlof aanvraag als vrouwelijk partner)

Gegevens van kind medewerker voor ouderschapsverlof

• Naam van kind
• Geboortedatum van kind
• Voorletters van kind
• Geslacht van kind
• Eerder opgenomen ouderschapsverlof

Wanneer jij in dienst treedt bij de Hanzehogeschool verwerken wij jouw gegevens. Deze gegevens verwerken wij omdat wij op basis van een overeenkomst deze gegevens nodig hebben. Dit is bijvoorbeeld voor het uitbetalen van jouw salaris of zodat jij jouw werkzaamheden kan uitvoeren op basis van de arbeidsovereenkomst of overeenkomst in opdracht. Zonder deze gegevens kunnen wij niet voldoen aan de verplichtingen die voortvloeien uit deze overeenkomst. Dit is de reden dat wij voor een verwerking van gegevens gebaseerd op het uitvoeren van de overeenkomst ons zullen beroepen op de grondslag: De overeenkomst.

De wet kan ons verplichten om bepaalde persoonsgegevens te verwerken. Deze kunnen voortvloeien uit bijvoorbeeld de wet op de loonbelasting. In AFAS worden gegevens verwerkt op grond van een wettelijke verplichting zoals het documenteren van uw identiteit. Voor een verwerking die gebaseerd wordt op een wettelijke verplichting beroepen wij ons ook op de grondslag, wettelijke verplichting. 

Niet alle gegevens die wij verwerken vallen onder de grondslag wettelijke verplichting of overeenkomst. Bepaalde gegevens die wij verwerken zijn namelijk optioneel, denk bijvoorbeeld aan jouw burgerlijke staat. Bij optionele verwerkingen ben jij niet verplicht om deze gegevens te verstrekken maar kun jij hier wel voor kiezen. Dit betekent dat wij ons beroepen op de grondslag toestemming wanneer een verwerking optioneel is.

Wij willen je erop wijzen dat jij te allen tijde het recht hebt om jouw toestemming in te trekken. Wanneer jij jouw toestemming intrekt zullen wij de gegevens waarvoor jij jouw toestemming intrekt niet meer verwerken voor zo ver daar geen wettelijk bewaartermijn op ligt.

Wij respecteren jouw privacy en bewaren jouw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk. Het kan voorkomen dat de wet ons verplicht om bepaalde gegevens te bewaren voor een bepaald termijn. Deze verplichtingen zijn opgenomen in de HG-selectielijst. Bij sommige gegevens die verwerkt worden in AFAS gelden deze wettelijke bewaartermijnen. Hieronder vertellen wij hoelang gegevens bewaard worden.

Direct bij het einde van jouw dienstverband

• De Registratieformulieren CASO
• Sollicitatiebrieven en formulieren
• CV
• Getuigschriften
• Verklaring omtrent het gedrag
• Correspondentie omtrent sollicitatie
• Afspraken inzake opleidingen
• Brieven inzake jubilea
• Logfiles computersystemen/email en internetmonitoring

Twee jaar na beëindiging van het dienstverband

• Beoordeling van de diploma’s medewerker

Twee jaar na afhandeling

• Deelname aan voorzieningen zoals o.a. het fietsenplan en cafetariamodel
• Ontwikkelplannen van de medewerker

Vijf jaar

• De indiensttredingsformulieren

Zeven jaar na de beëindiging van het dienstverband

• De documenten rondom het ontslag
• Inschaling
• Functiewijzigingen
• (Her)plaatsing
• Vastgelegde afspraken en overeenkomsten
• ID-bewijs
• Verlof en ouderschapsverlof van de medewerker

Sollicitatieprocedure en bewaartermijnen

Wanneer je tijdens de sollicitatieperiode afgewezen wordt kunnen wij met jouw toestemming de sollicitatiedocumenten tot een jaar bewaren. Dit zodat wij contact met je kunnen leggen ingeval er eventuele andere openingen zijn waarvoor jij geschikt kan zijn. Als jij hiervoor geen toestemming geeft verwijderen wij jouw gegevens 4 weken na het afhandelen van de sollicitaties.

Wij verstrekken jouw persoonsgegevens niet tenzij dit nodig is vanuit een wettelijke verplichting, zoals bijvoorbeeld vanuit de verplichtingen uit de wet op de loonbelasting of ingeval wij een leverancier opdracht geven om een bepaalde dienst voor ons uit te voeren. In het laatste geval sluiten wij altijd een verwerkingsovereenkomst ter bescherming van jouw gegevens. Daarnaast delen wij ook gegevens intern voor de uitvoering van het onderwijs.

Intern wordt toegang gegeven aan:       

Het Hanze integratieplatform (HIP) is een soort tussen systeem dat gegevens uit AFAS haalt en vervolgens weer doorstuurt naar andere applicaties. Dit zijn bijvoorbeeld applicaties zoals: Topdesk, Blackboard of Webroombooking. Dit zijn de applicaties die nodig zijn voor de bedrijfsvoering van de Hanze en voor het uitvoeren van jouw taken.

Extern wordt toegang gegeven aan:

• Leverancier: de Hanze is geen eigenaar van het systeem AFAS. AFAS is een systeem dat geleverd wordt door AFAS software. AFAS software is gevestigd in Leusden, Nederland en heeft een verwerkingsovereenkomst met de Hanze ter bescherming van jouw persoonsgegevens. In deze verwerking zijn afspraken gemaakt dat jouw gegevens binnen de Europese Economische Ruimte (EER) blijven en daarbij adequaat beschermd zijn.
• UWV: het UWV krijgt jouw gegevens bij ziekteverzuim die strikt noodzakelijk zijn voor de uitvoering van hun taken.
• Pensioenfonds ABP: Pensioenfonds ABP is het Pensioenfonds bij de Hanze en verkrijgt gegevens voor de uitvoering van de pensioenregeling.
• Loyalis: voor de verzekering gericht op ziekteverzuim.
• Bank: voor de uitbetaling van je salaris maakt de Hanze gebruik van de bankgegevens zoals het bankrekeningnummer dat jij in AFAS hebt vermeld.
• Belastingdienst: wij zullen jouw salaris en inkomstengegevens delen met de belastingdienst op grond van de fiscale wetgeving voor het betalen van belasting.  

Geautomatiseerde besluitvorming betekent dat er besluiten worden genomen door computerprogramma's of -systemen, zonder dat daar een mens tussen zit. In AFAS is geen sprake van geautomatiseerde besluitvorming.

Wij nemen de bescherming van jouw gegevens serieus en nemen passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Zo zijn jouw gegevens alleen toegankelijk voor hun die vanuit hun functie of taak hiertoe bevoegd zijn. Het informatiebeveiligings- en privacy beleid is gebaseerd op het NBA Maturitymodel van de NOREA en de ISO27001/2:2017 normering. Als je de indruk hebt dat jouw gegevens niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact op met [email protected]

Je hebt het recht om je persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Daarnaast heb je het recht om jouw eventuele toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens door de Hanze.

Je hebt het recht op dataportabiliteit, je hebt het recht om jouw gegevens in een gangbare manier uit ons medewerkersregistratiesysteem te krijgen om deze vervolgens ergens anders te laten verwerken, zoals bijvoorbeeld jouw nieuwe werkgever.

Je kunt een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering, gegevensoverdraging van jouw persoonsgegevens of verzoek tot intrekking van jouw toestemming of bezwaar op de verwerking van uw persoonsgegevens sturen naar [email protected]. We reageren zo snel mogelijk, maar in elk geval binnen vier weken op je verzoek.

De Hanze wil je er tevens op wijzen dat je de mogelijkheid hebt om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens.