‘De ideale werkplek bestaat niet’

In coronatijd heeft Mark Mobach, lector Facility Management en leading lector van Kenniscentrum NoorderRuimte, onderzoek gedaan naar de werkkwaliteit en de gezondheid van werknemers. En specifiek naar het verschil tussen thuiswerkers en niet-thuiswerkers. Zijn inzichten over de inrichting van de werkplek kunnen ook nu worden gebruikt. Welke inzichten zijn dat?

U heeft onderzoek gedaan naar de voor- en nadelen van thuiswerken tijdens corona. Het is nu post-corona. Welke uitkomsten en aanbevelingen van het onderzoek zijn nu nog van belang?  
‘De hoofdingrediënten voor de werkplek - thuis of op het werk - zijn niet veel anders dan tijdens corona. Verschil is dat de knip destijds harder was: je was of thuis, of op het werk. Dat had ook gevolgen voor de mentale gezondheid. De werkplek is nu meer hybride waardoor de scherpe randjes er wat vanaf zijn. Er is sprake van mengvormen: je werkt thuis, op het werk of elders, en mengt het wat in de week of over de dag. Ons onderzoek ondersteunt de signalen uit de praktijk, die overigens ook al voor corona bekend waren: dat thuiswerken medewerkers helpt om het werk goed te kunnen doen. De vraag blijft wel hoe je een goede balans creëert: zodat de werknemer goed ondersteund wordt op fysiek, sociaal en mentaal vlak.’  

Hoe creëer je die balans? 
‘Binnen de innovatiewerkplaats Healthy Workplace van het lectoraat Facility Management doen we op dit moment onderzoek naar het hybride werken. De eerste resultaten bevestigen dat veel mensen het als aangenaam ervaren. Het zijn de bekende zaken: minder woon-werkverkeer, betere werk-privébalans, gezinspauzes, wandelen, minder afleiding tijdens het werk en betere focus. Als je dit als werkgever onprettig vindt, kun je natuurlijk proberen aanwezigheid af te dwingen, maar ik zou dat niet adviseren. Het gaat voorbij aan waar de werkplek voor is bedoeld: als ondersteuning, om het werk goed te kunnen doen. Blijf dus goed luisteren. Maar het is natuurlijk niet zwart-wit, mensen in organisaties zijn immers onderdeel van een sociaal systeem. En dat heeft óók een functie. Fysieke aanwezigheid zorgt bijvoorbeeld voor afstemming, samenhang en verbinding. En zo bevordert aanwezigheid ook het functioneren en het welzijn van medewerkers. Altijd fysiek áfwezig zijn lijkt dus onwenselijk. Bedenk wel dat het altijd afhangt van de aard van het werk. Een marketeer is nu eenmaal geen boekhouder, schoonmaker of directeur. Zij doen allemaal écht andere dingen. Voor de ene functie is aanwezigheid essentieel, terwijl het voor de andere niet of minder noodzakelijk is. Overigens komt afname van de aanwezigheid sinds corona vaak voor, zo zijn veel kantoren in New York sindsdien rond de 50 procent bezet. Voor de helft staat het dus leeg. Mocht je je zorgen maken om de bezetting, benutting en kosten van je gebouwen, verken dan eens de mogelijkheden om het slim te combineren met andere organisaties. In New York zijn bijvoorbeeld veel co-working spaces. 

Wat zijn de ontwikkelingen in Nederland?
'Vorig jaar heeft de Dutch Design Foundation in haar programma World Design Embassies een interessant ontwerpgericht onderzoek gedaan naar zogenaamde ‘Uithuiswerkplekken’. Ons lectoraat was daar inhoudelijk bij betrokken, heel leuk om te doen. In een soort ruilrelatie wordt de werkplek van de ander - dicht bij jouw huis - jouw werkplek, vice versa. Inmiddels dit door Van Eijk & van der Lubbe doorontwikkeld naar het concept Third Office. Het is een nieuwe en zeer actuele denkrichting voor werknemers die drempels ervaren bij het woon-werk-verkeer én het thuiswerken. De oplossing is dan, werken in de buurt, maar wel uithuizig.  We hebben hele interessante discussies gehad, zoals over het ontwerp van ruimte en organisatie en het mogelijke business concept hiervan. Wie betaalt bijvoorbeeld wat en waarom?’ 

Wat is de ideale werkplekinrichting? 
‘Die bestaat eigenlijk niet, er is in elk geval geen heilige graal. Zo is er vaak een latente spanning tussen standaardisatie en maatwerk. We zijn aan het zoeken naar de juiste verhoudingen; die zijn per definitie divers, en ruimte en gebruik zijn bij voorkeur aanpasbaar. Er is ook nog enorm veel te leren, want hoe zorg je bijvoorbeeld voor de juiste ondersteuning en verbinding? Een bredere verantwoordelijkheid voor organisaties lijkt een belangrijke denkrichting. De juiste ondersteuning zal bijvoorbeeld niet beperkt blijven tot de werkplek op locatie; de thuiswerkplek krijgt meer aandacht om medewerkers gezond en productief te houden. Denk aan de aanschaf van gecertificeerd meubilair via de bestaande inkoopkanalen, adviezen voor ergonomie en inrichting en aan de juiste plek in huis. En omdat werknemers niet altijd meer constant aanwezig zijn, zijn evenementen belangrijk om met elkaar in verbinding te blijven.’  

Hoe kun je nog meer beter inspelen op de wensen van werknemers? 
'Al met al laat ons onderzoek zien dat de plek waar werknemers werken een belangrijke invloed heeft op de kwaliteit van hun werk en hun gezondheid. De toegevoegde waarde van de thuiswerkplek is hiermee ook helderder geworden. Een bredere optiek op werkplekken - variërend van werken op locatie, thuis en third places (tussen thuis en werk) - is dus cruciaal voor goede werkprestaties van werknemers. Ook een verrijking met goede facilitaire dienstverlening, denk aan reinheid, goede catering en evenementen, blijkt relevant. Uiteindelijk helpt een meer holistische benadering van spaces en services organisaties om een betere ondersteuning van medewerkers vorm te geven. Thuis kan de werknemer de rust en ruimte geven die nodig zijn voor focuswerk. Maar als je dan naar het werk gaat verwacht je ook iets - een bruisende, levendige context - the workplace as a city. Het werk kan immers overal worden gedaan, the city as a workplace. Een goede internetverbinding en -veiligheid zijn daarvoor evidente maar buitengewoon belangrijke randvoorwaarden. Ook is het aan te raden om een consulent voor de hele worker journey in het leven te roepen; voor thuis en op het werk. Dus iemand die bij de werknemers thuis de arbo-omstandigheden beoordeelt en daarover adviseert. Kortom: per functie en zo nodig per individu zul je moeten kijken wat er nodig is. Groeperen is dan wel verstandig. Het gebruik van persona’s is een bekende aanpak. (Persona’s zijn gedetailleerde beschrijvingen van soorten werknemers.) Alleenstaanden hebben immers vaak hele andere behoeften dan werknemers met thuiswonende of uitwonende kinderen. En er is gelukkig ook steeds meer aandacht voor neurodiversiteit op de werkplek, waarmee we mensen organisatorisch-ruimtelijk steeds beter leren te bedienen. Denk bijvoorbeeld aan werknemers die hoog sensitief zijn, in de Innovatiewerkplaats Healthy Workplace doen we daar nu uitgebreid onderzoek naar.’ 

We hebben dus veel geleerd van de coronatijd?
‘Het mooie van de coronatijd is dat er meer aandacht is voor het belang van een goede werkplekinrichting en dat we er veel ruimer naar kijken. We zien opeens veel meer mogelijkheden en positieve effecten. Met ons onderzoek hebben we daar een bijdrage aan mogen leveren. Er is meer aandacht gekomen voor het faciliteren van de werknemer in de meest ruime zin van het woord. Dat is iets wat we écht geleerd hebben door de corona-periode. En dat is goed voor iedereen: zowel voor werkgevers als voor werknemers.’